Separați datele, analiza și prezentarea în modele de date Excel - manechine
A modelul de date oferă baza pe care este construit mecanismul dvs. de raportare Excel. Unul dintre cele mai importante concepte dintr-un model de date este separarea datelor, analiza și prezentarea. Ideea fundamentală este că nu doriți ca datele dvs. să fie prea legate de un mod particular de prezentare a acestor date.
Pentru a vă înfășura mintea în jurul acestui concept, gândiți-vă la o factură. Când primiți o factură, nu presupuneți că datele financiare de pe factură sunt adevărata sursă a datelor dvs. Este doar o prezentare a datelor stocate într-o bază de date. Aceste date pot fi analizate și prezentate în multe alte moduri: în diagrame, în tabele sau chiar pe site-uri web. Sună evident, dar utilizatorii Excel fuzionează adesea date, analize și prezentări.
De exemplu, unele registre de lucru Excel conțin 12 file, fiecare reprezentând o lună. Pe fiecare filă, datele pentru luna respectivă sunt listate împreună cu formule, tabele pivot și rezumate. Ce se întâmplă acum când vi se cere să furnizați un rezumat pe trimestre? Adăugați mai multe formule și file pentru a consolida datele de pe fiecare filă a lunii? Problema fundamentală în acest scenariu este că filele reprezintă de fapt valori ale datelor care sunt fuzionate în prezentarea analizei.
Pentru un exemplu mai potrivit cu raportarea, aruncați o privire la următoarea figură. Tabelele hard-codificate ca acesta sunt comune. Acest tabel este o combinație de date, analiză și prezentare. Nu numai că acest tabel vă leagă de o analiză specifică, dar este puțin sau deloc transparență în ceea ce constă exact analiza. De asemenea, ce se întâmplă atunci când trebuie să raportați pe trimestre sau când este necesară o altă dimensiune a analizei? Importați un tabel care constă din mai multe coloane și rânduri? Cum vă afectează modelul?
Alternativa este să creați trei straturi în modelul dvs. de date: un strat de date, un strat de analiză și un strat de prezentare. Vă puteți gândi la aceste straturi ca la trei foi de calcul diferite într-un registru de lucru Excel: o foaie pentru a conține datele brute care alimentează raportul dvs., o foaie pentru a servi ca zonă intermediară în care datele sunt analizate și modelate și o foaie pentru a servi ca stratul de prezentare. Această figură ilustrează cele trei straturi ale unui model de date eficient: