Porniți sau examinați un plan responsabil - Journal of Accountancy

Rambursările angajaților trebuie respectate cu atenție.

Angajații, inclusiv proprietarul/angajații afacerii, sunt deseori obligați să plătească cheltuieli din buzunar în numele angajatorului sau al afacerii lor. În cele mai multe cazuri, fac acest lucru fie așteptând să fie rambursate, fie, până la sfârșitul anului 2017, așteptând să solicite cheltuielile ca o deducere diversă detaliată (peste un prag de 2% din venitul brut ajustat (AGI)). Dacă angajatorii rambursează cheltuielile, angajații ar putea fi nevoiți să includă suma drept compensație impozabilă, dar ar prefera, în general, să primească o rambursare fără impozite, mai ales în cazul în care nu au beneficiat de niciun beneficiu net. Ei pot face acest lucru - iar afacerea poate solicita în continuare o deducere pentru cheltuieli - dacă angajatorul lor le rambursează printr-un plan responsabil.

responsabil

Planurile responsabile funcționează pe simplul concept că, dacă plățile de rambursare către proprietarii de afaceri și angajații acestora sunt revendicate și documentate în mod corespunzător, acestea nu sunt impozabile pentru destinatar. În schimb, dacă rambursările nu reprezintă cheltuieli legitime de afaceri sau nu sunt documentate corespunzător, acestea reprezintă venituri impozabile pentru angajați. Planurile responsabile sunt un instrument flexibil pentru a stimula angajații să urmărească obiectivele afacerii și pentru a facilita deducerea angajaților - proprietari a cheltuielilor pe care le suportă pentru conducerea afacerilor lor.

Legea cunoscută sub numele de Legea privind reducerile fiscale și locurile de muncă (TCJA), P.L. 115 - 97, a redefinit deductibilitatea cheltuielilor de afaceri și a interzis deducerea cheltuielilor din buzunar plătite de angajați în declarația de impozitare personală. Având în vedere schimbările, este un moment potrivit pentru practicienii în impozite CPA să revizuiască planurile responsabile existente ale clienților lor și să îi ajute pe cei care doresc să stabilească unul.

În general, AGI este definit de Sec. 62 (a) ca venit brut minus anumite deduceri. Aceste deduceri includ cheltuielile angajaților plătiți sau suportați de aceștia în legătură cu prestarea serviciilor lor ca angajat, în cazul în care cheltuielile sunt rambursate în cadrul unei rambursări sau al unui alt acord de cheltuieli - indemnizație cu angajatorul (inclusiv o astfel de rambursare furnizată de un terț) (Secțiunea 62 (a) (2) (A)). Sec. 62 (c) specifică în plus că un acord nu va fi tratat ca o rambursare sau alt acord de cheltuieli - indemnizație dacă nu impune angajatului să justifice cheltuielile acoperite în cadrul acordului (în afară de anumite excepții prevăzute la secțiunea 274 (d)) sau dacă permite angajatului să rețină orice sumă care depășește cheltuielile acoperite justificate. Poate fi util să analizăm aceste cerințe și reglementările conexe din punct de vedere al angajatorului și al angajatului.

DIN PUNCTUL DE VEDERE AL ANGAJATORULUI

Pentru a oferi un plan responsabil, un angajator trebuie să respecte trei standarde:

  1. Cheltuielile trebuie să aibă o legătură de afaceri;
  2. Cheltuielile trebuie justificate într-un termen rezonabil; și
  3. Angajatul trebuie să restituie angajatorului orice bani care nu au fost cheltuiți, de asemenea, într-un termen rezonabil.

Dacă oricare dintre cele trei condiții nu este îndeplinită, acordul de rambursare este tratat ca un plan neresponsabil. Cu alte cuvinte, rambursările sunt compensații impozabile pentru angajat și sunt supuse impozitelor pe muncă.

CONEXIUNEA AFACERILOR

Înainte de a putea fi efectuată o rambursare, angajatorul trebuie să autorizeze achiziția în scopuri legitime de afaceri. O achiziție în scopuri legitime de afaceri este orice lucru deductibil în conformitate cu Reg. Sec. 1. 62 - 2, inclusiv:

  • Cheltuieli de călătorie (fie reale, fie per diem);
  • Cheltuieli cu benzina sau kilometrajul (real sau per diem);
  • Unelte și consumabile;
  • Biroul la domiciliu, inclusiv amortizarea;
  • Telefon mobil;
  • Internet;
  • Antrenament și dezvoltare; și
  • Taxe, abonamente și licențe profesionale.

Rambursarea unei cheltuieli nu modifică deductibilitatea cheltuielii în sine. De exemplu, mesele pot fi rambursate la 100% din cost, chiar dacă cheltuiala este deductibilă doar de 50% de către companie. Cheltuielile de divertisment nu mai sunt deloc deductibile ca atare în temeiul TCJA (secțiunea 274 (a) (1)). Dacă un angajator rambursează cheltuielile de divertisment, rambursarea trebuie tratată ca salariu (Reg. Sec. 1. 62 - 2 (c) (5) și 1. 62 - 2 (d)). Exemple de cheltuieli nedeductibile de divertisment în temeiul TCJA includ (Reg. Sec. 1. 274 - 2 (b) (1) (i)):

  • Cluburi de noapte;
  • Lounge-uri de cocktail;
  • Teatre;
  • Cluburi de țară;
  • Cluburi de golf și atletice;
  • Evenimente sportive; și
  • Vânătoare și pescuit.

Rambursarea pentru uneltele mici poate fi o zonă gri care ar trebui documentată cu atenție (a se vedea Rev. Rul. 2012 - 25 și IRS Letter Rulings 200930029 și 201120021). În cazurile în care angajații trebuie să furnizeze în mod obișnuit propriile instrumente și materiale, schemele de rambursare nu ar trebui să semene cu salariile. De exemplu, dacă un portar este obligat să-și furnizeze propriile provizii de curățenie și este plătit 200 USD pe zi, angajatorul nu poate desemna pur și simplu 50 USD din salariul portarului ca cheltuială rambursată pentru furnizarea de curățenie. În cazul în care angajatul ar primi oricum aceeași sumă de compensație, cerința de conectare la afaceri nu este îndeplinită. Rambursările trebuie să aibă o corelație clară cu cheltuielile efective.

Dovada cheltuielilor de telefonie și internet poate testa și limite practice. Cheltuielile telefonice rambursate în cadrul unui plan responsabil trebuie să fie pentru apelurile telefonice efectuate cu o conexiune reală de afaceri. Aceasta înseamnă fundamentarea sumei de rambursare cu extrasele de facturare reale, cu apelurile de afaceri notate și o compensare pentru costul pe care angajatul l-ar fi plătit oricum. Acest nivel de hârtie poate fi descurajant. În timp ce aceste cheltuieli pot fi rambursate în cadrul unui plan responsabil, luați în considerare o rambursare stabilită în dolari, care poate fi realizată prin tratarea cheltuielilor ca pe un beneficiu marginal în condiții de muncă în conformitate cu Sec. 132 (a) (3) (a se vedea, de asemenea, Avizul 2011 - 72 și IRS Small Business/Self-Salariat memo field SBSE - 04 - 0911 - 083).

Planurile responsabile pot fi structurate pentru a oferi avansuri sau indemnizații care sunt justificate după fapt. De exemplu, un brokeraj ar putea oferi un set de mese cu indemnizație care se bazează pe veniturile generate de un grup de brokeri. Cu toate acestea, destinatarii trebuie să documenteze că toți dolarii au fost cheltuiți pentru activitatea de afaceri. Rapoartele detaliate de cheltuieli ajută la diferențierea rambursărilor de planuri responsabile de indemnizațiile de plan necontabilizate. De exemplu, o indemnizație de mașină fără a fi necesară luarea în considerare a kilometrajului, a datelor și a destinațiilor ar trebui să fie complet raportată în Formularul W - 2 al angajatului, Declarația salarială și fiscală, ca salarii, chiar dacă angajatul suportă un kilometraj important de afaceri.

Planurile responsabile nu sunt planuri de beneficii pentru angajați și nu trebuie să respecte regulile de nediscriminare aplicabile planurilor de beneficii pentru angajați. O afacere poate rambursa un proprietar, dar nu și alți angajați, pentru un birou la domiciliu, de exemplu. Un angajator poate avea acorduri diferite cu angajați diferiți și, dacă un angajat nu respectă cerințele planului, numai angajatul va fi afectat.