5 Cele mai bune practici pentru structura datelor foilor de calcul - Sheetgo Blog

Scris de Laura Tennyson

Cât de bună structură de date a foilor de calcul vă ajută să lucrați mai inteligent

Foi de calcul sunt una dintre cele mai utilizate software din lume. Peste 1 miliard de persoane le folosesc pentru a colecta, prelucra și raporta date în fiecare zi. Microsoft a creat Excel la sfârșitul anilor 1980 și încă domină piața, deși Foi de calcul Google este din urmă. Ca instrument de calcul tabelar online, Foi de calcul are o mare parte (deși nu toate) funcționalitatea Excel, combinată cu puterea actualizărilor în timp real și a funcțiilor de colaborare. Indiferent de programul pe care îl utilizați sau cu ce date lucrați, o bună structură de date a foilor de calcul vă poate transforma munca, sporind productivitatea și oferindu-vă date mai bune.

Foi de calcul: lipiciul dintre aplicații

Cu tot noul software existent, cu siguranță foile de calcul devin un lucru din trecut? S-ar putea să credeți, dar cercetările din Gartner arată că numărul de foi de calcul se dublează de fapt în fiecare an.

O serie de noi aplicații online menite să ajute oamenii să își organizeze și să gestioneze datele, cum ar fi Airtable, chiar imită foaia de calcul - dar cu o interfață mai modernă și mai ușor de utilizat.

De ce? Deoarece coloanele și rândurile sunt în continuare cel mai bun format pentru colectarea, transformarea, analiza și raportarea a aproape orice formă de date.

Proliferarea altor programe software duce la mai multe foi de calcul. Pe măsură ce companiile generează din ce în ce mai multe date, din surse din ce în ce mai multe, foile de calcul sunt în continuare cel mai simplu, ușor de utilizat și accesibil loc pentru a centraliza și prelucra aceste date. Indiferent de software-ul pe care îl utilizați (Google Analytics, Asana, Shopify, CRM-uri precum Hubspot sau ERP-uri precum SAP și Hyperion (), este foarte probabil să stocați, să partajați și să procesați multe dintre aceste date în foi de calcul.

În acest sens, foile de calcul funcționează ca un instrument important de conectare, precum lipiciul, între software.

Și joacă un rol crucial în luarea deciziilor. De fapt, 70% dintre companii iau decizii cheie pe baza datelor din foile de calcul. Citiți mai departe pentru a afla cum să urmați cele mai bune practici pentru structura datelor foilor de calcul și asigurați-vă că deciziile pe care le luați sunt cele potrivite pentru afacerea dvs.

Cel mai periculos instrument din lume?

Volumul mare de date stocate în foi de calcul - și deciziile incredibil de importante bazate pe acele date - au condus la avertismente cu privire la pericolele foilor de calcul, în special din lumea finanțelor. Scriind în Forbes, economistul Tim Worstall a spus că Excel ar putea fi „cea mai periculoasă piesă de software de pe planetă”. El a spus că este responsabil pentru unele decizii dureroase și costisitoare, pentru întreaga financiarizare a economiei din ultimii 30 de ani și, prin urmare, indirect, pentru prăbușirea financiară din 2007.

Motivul principal pentru care foile de calcul sunt văzute ca fiind atât de periculoase? Riscul de eroare manuală combinat cu o proiectare slabă a foilor de calcul, foi de calcul prea complexe și o lipsă de instruire.

Un sondaj efectuat în Marea Britanie a constatat că 33% dintre întreprinderile mari raportează luarea deciziilor deficitare din cauza problemelor de calcul tabelar, iar 17% au suferit pierderi financiare din cauza foilor de calcul slabe.

Un alt studiu, realizat în SUA de Dr. Felienne Hermans, expert în foi de calcul, a analizat un lot de 15.000 de foi de calcul Excel de la o companie. Ea a descoperit că 24% din foile de calcul cu formule conțineau erori și că 6% din toate conversațiile prin e-mail discutau de fapt despre erorile foilor de calcul.

Nu trebuie să fie cazul. Flexibilitatea incredibilă a foilor de calcul și universalitatea lor înseamnă că sunt aici pentru a rămâne, dar trebuie să le folosim mai bine. Din fericire, acest lucru devine mai ușor cu foile de calcul online, cum ar fi Foi de calcul Google, deoarece acestea pot fi utilizate în sisteme mai simplificate și automatizate.

Bunele practici de calcul tabelar vă vor economisi timp și frustrare și, desigur, vă vor oferi date exacte.

Aici avem 5 cele mai bune practici pentru o bună structură de date a foilor de calcul:

1. Începeți întotdeauna de la sfârșit

Ca și în cazul oricărei activități strategice, puteți planifica un curs de acțiune numai atunci când aveți în vedere un scop final. Este la fel cu foile de calcul și sistemele de date. Începeți prin a vă întreba

Ce date doriți să vedeți și în ce format? (de exemplu, un grafic, un grafic, o singură valoare)
Cine este publicul și cât de des trebuie să îl vizualizeze? (un singur număr care trebuie verificat săptămânal într-o diagramă sau un raport trimestrial pentru investitori?)

Concentrați-vă pe ce date doriți să vedeți, nu pe ce date aveți deja. Proiectați-l cu publicul în minte și amintiți-vă că datele trebuie prezentate într-un format ușor de înțeles.

2. Colectați date într-un format tabelar

După ce ați planificat ceea ce doriți să vizualizați (obiectivul), trebuie să vă întoarceți la început și să examinați modul în care colectați datele. O greșeală obișnuită aici este că oamenii proiectează foi de calcul pentru a arăta ca un raport.