Cum se scrie un e-mail care va primi un răspuns Arta bărbăției

Cum se scrie un e-mail?

Ce urmeaza? O postare despre cum să vă legați pantofii?

Știu, știu. E-mailul este o parte atât de omniprezentă din viața noastră, încât s-ar putea să credeți că oamenii l-ar avea în mod natural.

Însă după ce am primit mii de e-mailuri în ultimii patru ani, pot spune cu certitudine că frecvența nu generează neapărat competență. Ceea ce înseamnă: o mulțime de oameni sunt destul de lipsiți de idei despre cum să compui un e-mail bun. Chiar și cei angajați ca reprezentanți profesioniști în PR!

Indiferent cât de de bază este o abilitate de viață, este ceva ce trebuie totuși să înveți. Și, din păcate, nimeni nu pare să învețe tinerii componentele unui e-mail eficient, în ciuda faptului că acesta constituie coloana vertebrală a comunicării moderne. Știind cum să scrieți un e-mail bun - unul care va primi de fapt un răspuns - este crucial pentru succesul dvs.: poate face diferența dacă obțineți sau nu un loc de muncă, găsiți un mentor, obțineți finanțare pentru o idee sau primiți potențial viață -schimbarea sfaturilor.

Vedeți, fiecare e-mail este în esență un pitch, chiar dacă nu vindeți literalmente o idee de afaceri. Ceea ce lansați este ideea la care meritați să răspundeți - și aceasta poate fi o vânzare dificilă. Persoana căreia îi scrieți poate primi zeci, chiar sute de e-mailuri în fiecare zi și nu poate acorda fiecărui e-mail același timp și atenție. Deci, la fel ca în cazul pitch-urilor față în față, acești oameni dezvoltă modalități de a-și împărți e-mailurile în două melodii - cele care primesc un răspuns și cele care sunt trimise în dosarul coșului de gunoi. Ceea ce determină pista pe care o canalizați este dacă ridicați sau nu unul dintre steagurile roșii ale destinatarului; un e-mail poate fi prima impresie cu cineva și, din moment ce destinatarul nu are prea multe de făcut, el sau ea vor căuta indicii mici și subtile cu privire la faptul dacă ar trebui să răspundă sau să șteargă. Aceste steaguri roșii pot fi lucruri cu adevărat mici - lucruri care s-ar putea să nu vi se pară deloc corecte - dar probabil au descoperit că 8 din 10 persoane care prezintă aceste caracteristici nu merită să răspundă, deoarece ajunge să fie o risipă din timpul lor.

Blogul Think Simple Now a făcut o treabă minunată de a descrie modul în care expeditorul e-mailului și destinatarul e-mailului au perspective foarte divergente:

Observarea receptorului

Obține o mulțime de e-mailuri.
Poate primi complimente în mod regulat, dacă sunt persoane publice.
În mod regulat i se solicită un set standard de întrebări și favoruri.
Nu are mult timp liber.
Nu mă deranjează să te ajute, dacă este rapid.

Observarea expeditorului

Petrece mult timp creând e-mailul „perfect” (foarte lung).
Consideră că cererea lor este originală, unică și specială.
Cred că sunt primii care cer astfel de favoruri.
Nu-mi pot imagina de ce i-ar întoarce cineva.
Dorințe de a spune întreaga poveste, explicată din orice unghi, astfel încât ascultătorul să poată înțelege punctul lor de vedere.

Cheia pentru a obține un răspuns la e-mailul dvs. este să vă puneți în locul destinatarului și să vă adaptați e-mailul în consecință. Cum faci asta? Mai jos, prezentăm câteva dintre lucrurile pe care le căutăm pentru a stabili dacă un e-mail este sau nu demn de un răspuns. Acum, limbajul poate părea puțin dur. Însă acesta nu este personajul personal al unui om - acestea sunt aceleași lucruri pe care proprietarii de afaceri, agenții și redactorii de ziare mi-au spus că le folosesc pentru a-și evalua e-mailurile; acestea sunt lucrurile pe care oamenii le spun deja în spatele tău și nu are rost să-l ții de la oameni de dragul de a fi „drăguț”.

Notă: aceste linii directoare sunt numai pentru e-mailurile pe care le scrieți atunci când sperați la ceva de la destinatar, chiar dacă este doar un răspuns. Dacă pur și simplu trimiți o notă rapidă pentru a transmite câteva informații sau pentru a-ți împărtăși aprecierea sau dacă corespunzi cu cineva cu care ești foarte familiarizat, regulile chiar nu contează prea mult.

Respectați timpul destinatarului și asigurați-vă că e-mailul este chiar necesar. Timpul tuturor este prețios. Când trimiteți un e-mail, ceea ce spuneți este: „Ceea ce trebuie să spun este în valoare de cinci minute din timpul dvs., timp pe care l-ați putea petrece în afacerea dvs. sau cu familia.”

Așadar, nu pierdeți timpul destinatarului cu o întrebare pe care vi-o puteți da seama. Exersează oarecare încredere în sine! Sunt uimit de numărul de întrebări pe care le primesc, care ar putea fi ușor de răspuns cu o căutare pe Google de 10 secunde (într-adevăr, este tentant să răspundem cu „Lasă-mă să fac asta Google pentru tine ...”). După ce ai epuizat Google, caută pe site-ul persoanei respective. Consultați articolele lor anterioare, întrebările frecvente și pagina despre acestea.

Pe AoM acceptăm trimiterile de postări ale oaspeților și chiar deasupra casetei noastre de contact avem un link către pagina „Scrieți pentru AoM” care descrie toate liniile directoare pentru postarea oaspeților, dintre care una este:

„Trimiteți postarea dvs. de invitat folosind formularul de mai jos. Nu ne trimiteți un e-mail întrebându-vă dacă puteți scrie pentru noi. Va fi șters doar. Dacă doriți să scrieți o postare de invitat, scrieți-o și trimiteți-o folosind formularul de pe această pagină. "

Și totuși zi de zi primim în continuare e-mailuri de la băieți care spun „Bună ziua! Mă întrebam dacă aș putea scrie o postare pentru oaspeți pentru dvs. ” Obișnuiam să răspund în continuare la aceste e-mailuri, dar am constatat că 9 din 10 dintre persoanele care nu puteau fi deranjate să citească instrucțiunile, nici nu puteau scrie o postare bună pentru oaspeți.

Începeți cu o salutare. Dacă începeți direct cu prima propoziție a e-mailului, sunăți brusc. În schimb, începeți cu „Dragă ____” (pentru un e-mail mai formal) sau „Bună _____” pentru unul mai casual. Dar nu „Hei ____” decât dacă ați stabilit deja un raport și un istoric cu destinatarul.