Cum să organizezi evenimente de succes - 10 sfaturi de top pentru evenimente perfecte Sunt întreprinderi
De obicei, se spune că managerii de evenimente sunt ca niște lebede - alunecă în jur, arătând calmi și adunați, în timp ce se plimbau sub suprafață pentru a se asigura că fiecare aspect este cât se poate de perfect. Desfășurarea unui eveniment caritabil, indiferent dacă este o strângere de fonduri, un eveniment comunitar sau o conferință sau o expoziție, nu este diferită de a conduce o afacere mică în microcosmos. Necesită generarea de idei la nivel înalt, planificarea și gestionarea detaliată a unei game variate de aspecte, folosind abilități de la vânzări și marketing până la managementul proiectului și financiar și livrarea logistică și a sănătății și siguranței în ziua respectivă.
Deci, care sunt sfaturile de top pentru a oferi un eveniment de succes?
(1) Stabiliți obiective - probabil un punct de plecare evident, dar, în calitate de organizatori de evenimente, trebuie să ne întrebăm de ce organizăm un anumit eveniment? Motivele valabile pot include generarea de venituri sau pr, lansarea unei noi campanii, produse sau servicii, pentru a promova marca sau pentru a oferi învățare. O analiză critică ar trebui să întrebe ce va oferi un eveniment live pe care alte canale de marketing și informare nu le oferă? Ca și în cazul tuturor obiectivelor, asigurați-vă că sunt SMART.
(2) Formatul și designul conținutului - după ce ați finalizat studiul de fezabilitate și ați stabilit că un eveniment live este cea mai bună utilizare a bugetului pentru a vă atinge obiectivele, un organizator trebuie să ia în considerare formatul cel mai potrivit. De exemplu, este intenția de a crea evenimente intime, de nișă sau evenimente publice la scară largă? Ce vrei să arate aspectul evenimentului tău? Există o temă? Dacă da, cum vă veți asigura că locul, vorbitorii și ideile reflectă tema. Crearea unei echipe de proiect diverse, cu combinația potrivită de competențe, va asigura acoperirea elementelor de la generarea de idei și creativitate la gândirea logistică practică, marketing și management financiar.
(3) Planificarea evenimentului - în linii mari, procesul evenimentelor se împarte în trei categorii - logistică, marketing și conținut. Fiecare eveniment va avea nevoie de un proiect detaliat și un plan financiar, care să împartă toate aceste activități în termene, resurse și responsabilități, necesare pentru desfășurarea evenimentului. Întrebările financiare care trebuie luate în considerare pot include, câți participanți sunt necesari pentru a obține echilibru și impactul acestora asupra fluxului de numerar. Un plan de gestionare a contingențelor și a riscurilor pentru toate evenimentele trebuie implementate și, cu cât profilul este mai mare și scara este mai mare, cu atât este mai mare planificarea de urgență. Locurile mai mari și autoritățile locale sunt de obicei capabile să ofere unele îndrumări, totuși, dacă evenimentul dvs. atrage un număr mare de participanți, un consultant dedicat sănătății și siguranței poate fi bani bine cheltuiți. Momentul este cheia aici. Nu subestimați niciodată cât durează până când anumite elemente ale proiectului sunt finalizate și permiteți deraparea în plan.
(4) Locul de desfășurare - Acesta va fi probabil unul dintre cele mai mari costuri ale bugetului dvs. general și există multe probleme de luat în considerare atunci când selectați un loc. Este necesar un loc construit special sau ar putea fi luat în considerare un spațiu neutru, cum ar fi un depozit sau un cortină în aer liber, care ar putea fi folosit ca pânză goală și îmbrăcat? Sau poate ar fi potrivit un loc neobișnuit în aer liber? Unele dintre aspectele cheie la care trebuie să ne gândim includ costul și furnizarea de servicii; care sunt costurile ascunse, cum ar fi administrarea, comisarii de trafic, acordarea primului ajutor, mobilierul, furnizarea electrică și, cel mai important, alimentația? Există numeroase agenții de aprovizionare a locațiilor care vă pot ajuta să găsiți locul perfect și să negociați cele mai bune tarife.