Problemele fiscale apar atunci când angajatorii plătesc cheltuielile de călătorie de afaceri ale angajaților
Angajatorii trebuie să stabilească un tratament fiscal adecvat pentru angajați
ARTICOLUL INSIGHT | 21 ianuarie 2019
Majoritatea angajatorilor plătesc sau rambursează cheltuielile angajaților lor atunci când călătoresc pentru afaceri. În general, cheltuielile pentru transport, masă, cazare și cheltuieli suplimentare pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe dacă angajatul se află într-o călătorie pe termen scurt. Cu toate acestea, regulile fiscale devin mai complexe atunci când călătoria are o durată mai lungă. Uneori cheltuielile de călătorie plătite sau rambursate de angajator trebuie tratate ca o compensație impozabilă pentru angajat, sub rezerva formularului W-2 și impozite pe salarii.
Scopul acestui articol este de a aborda unele dintre cele mai frecvente aranjamente de călătorie care pot duce la venituri impozabile pentru angajați în scopuri fiscale federale. Deși călătoriile de afaceri pot ridica, de asemenea, probleme legate de impozitul de stat, aceste probleme depășesc domeniul de aplicare al acestui articol. Acest articol este destinat să fie doar o prezentare generală, deoarece consecințele fiscale pentru un angajat pentru un anumit aranjament de călătorie depind de faptele și circumstanțele acelui aranjament.
În discuția de mai jos, se presupune că toate cheltuielile de călătorie sunt obișnuite și necesare și sunt suportate de un angajat (sau un partener într-un parteneriat) în timp ce călătoresc departe de casă peste noapte pentru afacerea angajatorului. În plus, se presupune că cheltuielile sunt justificate corespunzător, astfel încât angajatorul să știe (1) cine a suportat cheltuielile; (2) unde, când, de ce și pentru cine a fost efectuată cheltuiala și (3) suma în dolari. Angajatorii trebuie să colecteze aceste informații într-o perioadă rezonabilă de timp după ce se efectuează o cheltuială, de obicei în termen de 60 de zile.
Anumite cheltuieli de masă și cazare se pot încadra într-un proces simplificat de fundamentare numit regulile „per diem” (deși chiar și aceste cheltuieli trebuie să îndeplinească unele dintre cerințele de fundamentare). Regulile per diem sunt în afara domeniului de aplicare al acestui articol.
Unul dintre elementele cheie pentru tratarea cheltuielilor de călătorie a angajaților este locația „locuinței fiscale” a angajatului. Conform IRS și a instanțelor judecătorești, locuința fiscală a unui angajat este locul de muncă obișnuit al angajatului, nu reședința personală a angajatului sau casa familiei. De obicei, locuința fiscală include întregul oraș sau zonă în care se află locul de muncă obișnuit. În general, numai cheltuielile plătite sau rambursate de un angajator pentru călătoria unui angajat departe de casa impozitului unui angajat sunt eligibile pentru un tratament fiscal favorabil ca cheltuieli de călătorie de afaceri.
Deplasare la un loc de muncă obișnuit
De obicei, cheltuielile efectuate pentru călătoria dintre reședința angajatului și locul de muncă obișnuit al angajatului (locuința fiscală) sunt cheltuieli personale de navetă, nu călătorii de afaceri. Dacă aceste cheltuieli sunt plătite sau rambursate de angajator, acestea reprezintă o compensație impozabilă pentru angajat. Acesta este cazul chiar și atunci când un angajat călătorește pe o distanță lungă între reședința angajatului și locul de muncă, cum ar fi atunci când un angajat ocupă un loc de muncă nou într-un alt oraș. Potrivit IRS, dacă este alegerea angajatului să locuiască departe de locul său de muncă obișnuit (casa cu taxe), atunci cheltuielile de călătorie între cele două locații care sunt plătite sau rambursate de angajator sunt venituri impozabile angajatului.
Exemplu: reședința personală a lui Bob este în Chicago, dar locul său de muncă obișnuit este în Atlanta. Angajatorul lui Bob îi rambursează pentru un apartament în Atlanta plus cheltuielile sale de transport între cele două orașe. Întrucât Atlanta este locuința fiscală a lui Bob, aceste cheltuieli de călătorie sunt cheltuieli personale de navetă, iar rambursarea cheltuielilor de către angajator este o compensație impozabilă către Bob.
Deplasare la două locuri de muncă obișnuite
Uneori, un angajator cere unui angajat să lucreze în mod constant în două locații comerciale din cauza nevoilor afacerii angajatorului. Factori precum locul în care angajatul petrece cel mai mult timp, are cea mai mare activitate de afaceri și câștigă cel mai mare venit determină care este locația primară, cealaltă fiind locația secundară. Reședința angajatului poate fi fie în locația primară, fie în cea secundară. În general, IRS consideră că costurile de transport între cele două locații pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe. În plus, cazarea și masa în locația care este departe de reședința angajatului pot fi în general plătite sau rambursate fără taxe.
Exemplu: Caroline locuiește în locația A și lucrează la sediul companiei sale acolo. Angajatorul ei deschide un nou magazin în Locația B și îi cere să se ocupe de operațiunile de zi cu zi timp de doi ani, în timp ce magazinul se pune la curent. Dar Caroline este necesară și la sediu, așa că angajatorul ei îi cere să petreacă două zile pe săptămână la sediul din Locația A și trei zile pe săptămână la magazinul din Locația B. Deoarece munca la fiecare locație este condusă de o nevoie de afaceri de Angajatorul Carolinei, este tratată ca având locuri de muncă primare și secundare și nu este tratată ca navetă între cele două locații. Călătoria Carolinei între cele două locații și mesele și cazarea ei în locația B pot fi rambursate fără taxe de către angajatorul ei.
Ca o chestiune practică, angajatorul trebuie să ia în considerare cu atenție și să poată susține nevoia de afaceri pentru ca angajatul să meargă în mod regulat înainte și înapoi între două locații comerciale. În cazurile care implică două locații comerciale, instanțele au analizat timpul petrecut, activitatea desfășurată și veniturile generate în fiecare locație. Simplul fapt că un angajat „se conectează” sau „contactează” la o locație de afaceri în apropierea reședinței sale este puțin probabil să îndeplinească cerințele pentru a avea două locuri de muncă obișnuite. În schimb, IRS ar considera probabil angajatul că are un singur loc de muncă obișnuit, cu deplasarea plătită de angajator între reședința angajatului și locul de muncă obișnuit, fiind cheltuieli de navetă impozabile.
Călătoriți când o reședință este un loc de muncă obișnuit
În unele cazuri, un angajator angajează un angajat să lucreze în general, sau numai, de la domiciliul angajatului, întrucât nu este necesar din punct de vedere fizic la locul de muncă al angajatorului. În cazul în care angajatorul solicită angajatului să lucreze regulat de la reședința sa, nu solicită sau se așteaptă ca angajatul să călătorească în mod regulat la un alt birou și nu oferă spațiu de birou pentru angajat în altă parte, atunci reședința poate fi casa de taxe, deoarece este locul de muncă obișnuit pentru angajat. Când angajatul trebuie să călătorească departe de reședința sa (casa cu taxe), cheltuielile temporare de călătorie pot fi plătite sau rambursate de către angajator fără taxe.