Cum să obțineți mai multe realizări comunicând mai puțin - Dieta de comunicare scăzută - Influență absolută

Cercetările arată că lucrătorul mediu de birou petrece aproximativ 23 de ore pe săptămână în ședințe și primește 121 de e-mailuri pe zi.

Este mult timp petrecut doar pentru a comunica ce să facem, când să o facem și cum să o facem. Fără a o face de fapt.

S-ar putea argumenta că unii dintre acești lucrători de birou nu se apucă să facă nimic pentru că sunt blocați în e-mailurile nesfârșite - întâlnire - e-mailuri - buclă de întâlnire.

Acum știu că nu ești tu. Știu că de fapt faci lucruri. Mult.

Dar dacă ați putea face și mai mult prin reglarea fină a ceea ce, cum, de ce și când comunicați?

Permiteți-mi să vă introduc dieta slabă de comunicare. Un concept care este - așa cum arată numele - strâns legat de dieta cu informații scăzute.

Dieta cu comunicare scăzută este despre minimizarea timpului petrecut pentru comunicarea irelevantă, lipsită de importanță și inacceptabilă.

Ca rezultat, puteți face mai multe lucruri prin realocarea timpului petrecut anterior în comunicarea inutilă pentru munca care contează de fapt.

Deci, dacă sunteți încă alături de mine, permiteți-mi să vă arăt cum puteți utiliza un proces simplu în 5 pași pentru a vă simplifica întreaga comunicare de birou și pentru a revendica orele pierdute în ziua dvs.:

Procesul de eficientizare a comunicării în 5 pași:

Analizați> Eliminați> Optimizați> Automatizați> Externalizați

Pasul 1: Analizați procesele de comunicare

Conștiința de sine este cheia transformării. De aceea, primul pas pentru a vă întoarce timpul este să înțelegeți cum îl petreceți! Utilizați aceste întrebări pentru a crea o analiză cuprinzătoare despre cum, de ce și cât timp sunteți ocupat cu comunicarea de la birou:

Ce canale folosiți pentru comunicarea la locul de muncă (e-mailuri, întâlniri, apeluri, Slack, WhatsApp ()?
Cât timp petreceți pe fiecare canal (de ex., Răspunzând la e-mailuri, timp petrecut în întâlniri ()?
Care este scopul fiecăruia (informarea altor persoane, luarea deciziilor, obținerea de informații, discuții etc.)?

Pasul 2: eliminați comunicarea irelevantă, lipsită de importanță și inacționabilă

Eliminarea este cea mai pură și eficientă formă de raționalizare: nimic nu ar trebui optimizat dacă poate fi eliminat în primul rând! Acum, semnificația comunicării irelevante, neimportante și inacceptabile va fi diferită pentru toată lumea, dar iată câteva exemple:

Întâlniri inacceptabile: întâlniri care au doar scop informativ (de exemplu, actualizări) și în care nu se ia nicio decizie. Aceste întâlniri pot fi încă importante din alte motive (de exemplu, spiritul de echipă), dar necesitatea lor trebuie evaluată.
E-mailuri irelevante: E-mailuri care sunt trimise persoanelor pentru care conținutul e-mailului este complet irelevant (deoarece nu există un punct de acțiune pentru aceștia și nu este nevoie să fie la curent cu această problemă specifică).
Apeluri neimportante: Apelurile unui coleg despre o problemă care poate aștepta până la următoarea întâlnire a proiectului, deoarece nu este urgentă sau nu blochează munca nimănui în acest moment.

Pasul 3: Optimizați gestionarea e-mailurilor, apelurilor și întâlnirilor

După ce ați eliminat procesele de comunicare inutile, este timpul să găsiți cel mai eficient mod de a gestiona ședințele, apelurile și e-mailurile rămase. O modalitate de a face acest lucru este să comunicați clar, precizând clar scopul, contextul și punctele de acțiune (acest lucru funcționează pentru întâlniri ȘI e-mailuri).

Pasul 4: Procese de comunicare automată acolo unde are sens

Aceasta este de obicei partea distractivă! Automatizarea se referă la utilizarea tehnologiei pentru a efectua procese manuale și consumatoare de timp. Puteți automatiza activitatea în sine, decizia despre o activitate sau declanșatorul unei activități. O modalitate de automatizare a comunicării este utilizarea instrumentelor de programare precum Calendly și Doodle, în loc să trimiteți e-mailuri înainte și înapoi pentru a găsi o dată de întâlnire.