10 răspunsuri prin e-mail care vă vor salva ore în fiecare săptămână - RescueTime
E-mailurile au tendința de a ne prelua zilele de lucru. Dar există un truc care vă poate ajuta să treceți prin ele rapid și eficient: răspunsurile predefinite. Utilizarea șabloanelor pentru solicitări obișnuite nu numai că vă economisește timp, dar vă ajută să luați decizii mai rapide și mai rapide, eliminând fricțiunea scrierii fiecărui răspuns de la zero.
Cu un pic de investiție inițială în timp, puteți pune împreună o bibliotecă de răspunsuri predefinite pentru majoritatea situațiilor. Pentru a începe, iată câteva dintre cele mai utile pe care le folosim pentru a economisi ore de timp în fiecare săptămână.
Cum se utilizează răspunsuri predefinite în Gmail
Puteți configura răspunsuri predefinite în aproape fiecare client de e-mail modern. Dar dacă sunteți utilizator Gmail, este foarte ușor.
Mai întâi, activați răspunsurile predefinite sub Setări> Avansat> Răspunsuri predefinite.
După ce setarea Gmail a fost activată, puteți salva e-mailurile pe care le-ați scris ca răspunsuri predefinite. Tastați un răspuns sau începeți un nou e-mail și apoi utilizați Marea și selectați Răspunsuri predefinite și Răspuns nou conservat... Pentru a-ți numi răspunsul.
Data viitoare când răspundeți la un mesaj, răspunsurile dvs. predefinite vor apărea în meniu și pot fi adăugate la mesaj cu un singur clic.
1. O solicitare rapidă pentru o întâlnire de 30 de minute cu un link calendaristic
Când utilizați: Puține lucruri ocupă mai mult timp decât programarea unei întâlniri. În loc să cheltuiți 4-5 e-mailuri încercând să găsiți un timp care să funcționeze pentru dvs., trimiteți un răspuns simplu, legat de calendarul dvs.
Calendly este o opțiune excelentă, dar există și alte servicii care fac lucruri similare, cum ar fi Doodle sau funcția Slots pentru programare Google Calendar.
Salutare,
Iată un link către calendarul meu. Simțiți-vă liber să alegeți un moment care funcționează pentru dvs. Când selectați o oră, asigurați-vă că introduceți detaliile de contact unde doriți să vă contactez.[Link calendaristic]Mulțumiri![Numele dumneavoastră]
2. Refuzați un e-mail de vânzare sau de parteneriat necorespunzător
Când utilizați: Nu toată lumea are un timp ușor de scădere a oportunităților care le-au venit în cale. Este doar natura umană. Nu vrem să fim negativi sau agresivi. Cu toate acestea, este prea ușor să petreci ore întregi încercând să îți perfecționezi răspunsul „Nu ești tu, sunt eu”.
Având un răspuns simplu conservat, scăpați de frecare și vă permite să faceți față acestor situații rapid și să continuați cu ziua.
În calitate de CEO al RescueTime, Robby Macdonell explică:
„Acesta pare aproape prost pentru că este atât de scurt. Nu salvează niciodată tastarea. Dar a spune oamenilor „nu” este foarte greu pentru mine și, dacă nu sunt atent, pot cheltui mult mai mult decât ar trebui încercând să dau seama de cel mai frumos mod de a scrie o notă „mulțumesc, dar nu mulțumesc”. "
Nu este ceva ce ne interesează să discutăm. Îmi pare rău!Să aveți o zi bună.[Numele dumneavoastră]
3. Deviați o solicitare de întâlnire pentru a trimite prin e-mail
Când utilizați: Timpul tău este cea mai prețioasă resursă a ta. Și trebuie să îl puteți proteja de oportunități proaste. Deși este ușor să respingi oportunitățile de afaceri care nu se potrivesc, este puțin mai dificil să respingi pe cineva care îți cere cu adevărat ajutorul.
În aceste situații, puteți utiliza acest răspuns predefinit pentru a elimina ușor solicitarea, menținând-o deschisă dacă doresc să continue să vorbească prin e-mail.
Salutare,
Mi-ar plăcea să aud mai multe, dar programul meu este într-adevăr plin în acest moment. Ce zici să continuăm conversația prin e-mail pentru moment? Apoi, dacă are sens să facem acest lucru, putem programa un apel la o dată ulterioară.Mulțumiri![Numele dumneavoastră]
4. Gestionează un client supărat
Când utilizați: Nimănui nu-i place să primească vești proaste. Și se poate simți adesea paralizant încercând să redactezi un răspuns la un e-mail negativ. Aici este util să primim un simplu mesaj „primit și suntem pe el”. Acest lucru este deosebit de puternic atunci când vine de la cineva într-o funcție mai înaltă, cum ar fi un manager, vicepreședinte sau chiar CEO.
Salutare,
Nu sunt sigur ce a mers prost aici, dar îl transmit echipei noastre de asistență pentru a investiga.
Vom ajunge în partea de jos și vom urmări cât mai curând posibil.
5. Scapă de munca cu prioritate redusă
Când utilizați: Uneori pur și simplu ai prea mult de lucru pe farfurie. Dar, la fel ca refuzul unei oportunități de afaceri sau a unei întâlniri, este ușor să petreceți prea mult timp cu un răspuns negativ.