Politica HHS privind utilizarea fondurilor adecvate pentru alimente

2.1 Generalități

Politica Departamentului este ca OPDIV-urile și STAFFDIV-urile să nu utilizeze fonduri alocate (fie dintr-o alocare anuală, alocare pe mai mulți ani, comision de utilizare alocat, alocare obligatorie, fonduri de cadouri sau rambursări din astfel de alocări etc.) pentru a cumpăra alimente (indiferent dacă pentru conferințe sau întâlniri; pentru mese, băuturi răcoritoare ușoare sau băuturi; sau pentru participanți federali sau non-federali), cu excepția cazului în care OPDIV și STAFFDIV documentează că furnizarea de alimente este o cheltuială necesară [1] și se aplică una dintre excepțiile stabilite mai jos.

Această nouă politică anulează „renunțarea la produsele alimentare” anterioare cuprinsă în politica departamentală din 12 iunie 2007 în întregime; și nu se aplică achiziționării de alimente pentru:

pacienți;
animale de laborator;
subiecți de testare pe animale și oameni; sau
consiliere, studii sau probe nutriționale/toxicologice.

Lista excepțiilor stabilite rămâne neschimbată. Cu toate acestea, excepțiile au fost clarificate în continuare și fostul proces de renunțare - care a permis anterior achiziționarea de alimente folosind fonduri adecvate dacă au fost îndeplinite condițiile exprimate în fosta politică și dacă a fost aprobat de către șeful OPDIV sau STAFFDIV - a fost anulat.

2.2 Excepții

Cele patru excepții de la politica generală sunt următoarele:

2.3 Excepții și clarificări suplimentare

Subvenții și acorduri de cooperare: Atunci când un beneficiar organizează o conferință ca efort suplimentar în temeiul acordului său de cooperare acordant, costurile legate de produsele alimentare pot fi considerate admisibile, conform prescripției din Circulara OMB A-21 (principiile de cost aplicabile instituțiilor de învățământ), Circulara OMB A-122 (principiile de cost aplicabil non-profitului), Manualul de administrare a subvențiilor oferite de Agenția de acordare a HHS și Declarația de politică a subvențiilor HHS. Astfel de subvenții și acorduri de cooperare nu sunt supuse cerințelor de aprobare de mai jos. Cu toate acestea, ca o chestiune de politică departamentală, atunci când scopul principal al subvenției sau al acordului de cooperare este de a desfășura o conferință, cum ar fi sprijinul acordat de NIH pentru conferințe și ședințe științifice R13/U13 și alte subvenții similare, se aplică cerințele din secțiunea 2.4 de mai jos.
Fonduri cadou. Unora OPDIV și STAFFDIV li s-a acordat autoritatea legală de a accepta, reține și utiliza cadouri. În acest caz, astfel de OPDIV sau STAFFDIV pot folosi tot sau o parte din cadou pentru a cumpăra alimente dacă oficialul OPDIV sau STAFFDIV corespunzător stabilește că achiziționarea de alimente: (a) îndeplinește misiunea HHS sau a unuia dintre OPDIV-urile sau STAFFDIV-urile sale sau îndeplinește în alt mod criteriile legale; (b) îndeplinește condițiile cadoului; (c) este în concordanță cu politica HHS sau a OPDIV sau a STAFFDIV privind cadourile; și (d) este o cheltuială necesară. OPDIV sau STAFFDIV ar trebui să consulte avocații HHS dacă există întrebări referitoare fie la condițiile cadoului, fie la criteriile legale pentru autoritatea de acceptare a cadourilor OPDIV sau STAFFDIV.
Utilizarea taxelor conferinței. Agențiile trebuie să aibă autoritatea legală pentru a percepe o taxă pentru unul dintre programele sau activitățile sale. În plus, chiar dacă o agenție are autoritatea de a percepe o taxă, aceasta nu poate reține și utiliza sumele colectate fără autoritatea legală. Un credit stabilește un nivel maxim de program autorizat, ceea ce înseamnă că o agenție, în absența autorizației statutare, nu poate funcționa dincolo de nivelul care poate fi plătit prin creditele sale. O agenție nu poate eluda aceste limitări prin majorarea creditelor sale din surse din afara guvernului, cu excepția cazului în care Congresul a autorizat agenția. Întrebările din acest subiect ar trebui să fie adresate Biroului HHS al consilierului general, divizia de drept general.