Informația lanțului alimentar sau decesul prin raportarea APM
Pentru ce este raportarea proiectului?
Majoritatea dintre noi o fac, unii se bucură, unii o văd ca fiind o distragere a atenției, făcută bine, poate ajuta cu adevărat, dar poate confunda și masca probleme reale. Încearcă cu adevărat să facă doar un singur lucru - faceți o declarație despre adevăratul statut al proiectului, susținută de unele fapte.
Proiectele constau din oameni care livrează lucruri - echipa de management de proiect (manageri de proiect, ingineri, contractori) și oameni care beneficiază de avantajul când este finalizat - echipa de sponsori (părțile interesate, conducerea superioară, clienții). Acestea din urmă au în mod clar nevoie de asigurare că vor obține acel beneficiu, iar raportarea este un mediu prin care primul grup oferă această asigurare celui de-al doilea; este de obicei unidirecțional - o difuzare - dar este de încredere, ca BBC World Service, sau neîncredere, precum „știrile false” ale lui Trump? Știi cine îți citește de fapt rapoartele? Dacă nu, află.
Prea mult sau prea puțin?
PMO-urile agile permit diferite niveluri de raportare, proporționale cu complexitatea sau durata proiectului. PMO-urile rigide impun formate fixe, șabloane și software la care echipele trebuie să respecte, indiferent. Uneori, acest lucru duce la o schemă mare de creare de locuri de muncă de rapoarte neoficiale făcute „de partea”, care spune adesea povestea reală!
O tactică obișnuită a echipelor imature de management al proiectului este să bombardeze părțile interesate cu o cantitate imensă de detalii, deși acest lucru duce frecvent la pledoarii pentru rezumate executive și paragrafe unice care pot fi ridicate în rapoartele consiliului. Această abordare poate crea mai multe industrii de căsuțe, dedicate scrierii rapoartelor care sunt prea lungi și care deseori se referă mai mult la justificare decât la demonstrarea controlului.
Desigur, aranjamentele de raportare ar putea fi stabilite contractual în prealabil ca parte a misiunii proiectului. Acest lucru ar putea fi contestat dacă puteți arăta că o resursă disproporționată va fi legată în scris; o discuție adultă și motivată poate dimensiona corect funcția de raportare a proiectului încă de la început.
O altă școală de gândire este că raportarea ar trebui să furnizeze suficiente informații pentru a permite luarea deciziilor cheie ale proiectului (și nu mai mult). Teoria deciziilor numește acest lucru „satisfăcător” - un termen general care combină „suficient pentru” și „condiții satisfăcătoare”. Acest lucru funcționează atunci când echipa de gestionare a proiectului are încrederea echipei sponsorului pentru a raporta doar ceea ce este necesar pentru a permite luarea deciziilor.
Oricare ar fi regimul ales, este o idee bună ca echipa de management al proiectului să convină în avans cu echipa sponsorului despre ceea ce va fi raportat, în ce profunzime și cât de des. Câți oameni o vor citi și cine sunt? Ce se vor aștepta să facă ca urmare a citirii acesteia? Cere! Este o idee și mai bună de a construi în flexibilitate, astfel încât, în circumstanțe normale/la țintă, raportarea să poată fi „satisfăcută”; dar acolo unde riscurile sau problemele amenință livrarea, pot fi furnizate mai multe detalii sau profunzime.